Integracja systemów i automatyczny odczyt dokumentów w logistyce
Logistyka i spedycja (TSL)
Branża i typ organizacji
Firma logistyczna pracująca na systemie TMS do zarządzania transportem. Część danych spływa do niej mailem i na skanach, poza jakimkolwiek systemem.
Problem biznesowy
Wiele firm pracuje na systemach, które nie rozmawiają ze sobą. Dane z jednego trzeba ręcznie przepisać do drugiego, a każde przepisanie kosztuje czas i grozi pomyłką, którą ktoś musi później wyłapać.
U tego klienta dane spływały mailem i na skanach, a pracownik przepisywał je ręcznie do TMS. Sam TMS nie wymieniał się danymi z pozostałymi systemami, więc te same informacje krążyły w kółko, przepisywane na każdym styku. To jest podręcznikowy przykład cyfrowych wysp: osobnych systemów, między którymi człowiek ręcznie przenosi dane.
Podejście i zakres prac
Zaczęliśmy od szybkiego mapowania procesów, żeby zobaczyć, którędy naprawdę płyną dane i gdzie się zatrzymują. Na tej podstawie zaproponowaliśmy rozwiązanie i wspólnie z klientem wybraliśmy zakres pierwszego wdrożenia (MVP).
Odczyt oparliśmy na inteligentnym przetwarzaniu dokumentów (IDP): OCR wyciąga tekst ze skanu, a warstwa reguł rozpoznaje, które pole jest którym, więc dane wchodzą do TMS gotowe do zatwierdzenia. Systemy połączyliśmy przez API, czyli ustalony sposób, w jaki programy przekazują sobie dane bez człowieka pośrodku.
Kolejnym zaplanowanym etapem jest automatyczna wymiana danych między TMS a systemami urzędów, żeby zgłoszenia nie wymagały ręcznego wypełniania.
Efekt biznesowy
minuty → sekundy
obsługa jednego dokumentu
z ręcznego przepisywania do samej weryfikacji
tylko wyjątki
wymagają ręcznej obsługi
standardowe dokumenty przechodzą automatycznie, ręcznie idą przypadki spoza znanego schematu
Odczyt i wpis dzieją się w tle. Rola pracownika zmienia się z przepisywania na sprawdzanie i zatwierdzanie tego, co przygotował system, więc jeden dokument zajmuje sekundy zamiast minut.
W standardowym obiegu zniknął krok, w którym te same informacje przenosiło się z jednego okna do drugiego. Ręcznie idą tylko przypadki spoza znanego schematu. Rzadsze przepisywanie to też rzadsze pomyłki, które wcześniej trzeba było wyłapywać na dalszych etapach.
Skala wdrożenia
Wdrożenie objęło wybrany proces jako MVP, z zaplanowanym rozszerzeniem o wymianę danych z urzędami. Architekturę zaprojektowaliśmy tak, żeby kolejne systemy dało się podłączać bez przebudowy całości.
Jeśli u Ciebie te same dane krążą między systemami, przepisywane po drodze ręcznie, opisz nam swój obieg. Zobaczymy, gdzie da się połączyć systemy, żeby dane przenosiły się same.
Powiązane artykuły w Bazie wiedzy cm-opti
Obszar usługi: Integracja systemów i automatyzacja obiegu dokumentów.