Systemintegration und automatische Dokumentenerfassung in der Logistik
Logistik und Spedition (TSL)
Branche und Art der Organisation
Ein Logistikunternehmen, das mit einem TMS zur Transportsteuerung arbeitet. Ein Teil der Daten läuft per E-Mail und auf Scans ein, außerhalb jeglichen Systems.
Geschäftliches Problem
Viele Unternehmen arbeiten mit Systemen, die nicht miteinander sprechen. Daten aus dem einen muss man von Hand ins andere übertragen, und jedes Übertragen kostet Zeit und birgt einen Fehler, den später jemand abfangen muss.
Bei diesem Kunden liefen die Daten per E-Mail und auf Scans ein, und ein Mitarbeiter übertrug sie von Hand ins TMS. Das TMS selbst tauschte keine Daten mit den übrigen Systemen aus, sodass dieselben Informationen im Kreis liefen, an jeder Nahtstelle neu abgetippt. Das ist ein Lehrbuchbeispiel für digitale Inseln: getrennte Systeme, zwischen denen ein Mensch die Daten von Hand hin und her trägt.
Vorgehen und Arbeitsumfang
Wir begannen mit einem schnellen Prozess-Mapping, um zu sehen, wohin die Daten wirklich fließen und wo sie stehen bleiben. Auf dieser Basis schlugen wir eine Lösung vor und wählten gemeinsam mit dem Kunden den Umfang der ersten Einführung (MVP).
Die Erfassung stützten wir auf intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP): OCR zieht den Text aus dem Scan, und eine Regelschicht erkennt, welches Feld welches ist, sodass die Daten fertig zur Bestätigung ins TMS gelangen. Die Systeme verbanden wir über eine API, also eine festgelegte Art, in der Programme einander Daten ohne Menschen dazwischen übergeben.
Der nächste geplante Schritt ist der automatische Datenaustausch zwischen dem TMS und den Systemen der Behörden, damit Meldungen kein manuelles Ausfüllen mehr erfordern.
Geschäftlicher Effekt
Minuten → Sekunden
Bearbeitung eines Dokuments
vom manuellen Übertragen zur reinen Prüfung
nur Ausnahmen
erfordern manuelle Bearbeitung
Standarddokumente laufen automatisch, von Hand gehen Fälle außerhalb des bekannten Schemas
Erfassung und Eintrag laufen im Hintergrund. Die Rolle des Mitarbeiters wechselt vom Abtippen zum Prüfen und Bestätigen dessen, was das System vorbereitet hat, sodass ein Dokument Sekunden statt Minuten braucht.
Im Standardfluss verschwand der Schritt, in dem man dieselben Informationen von einem Fenster ins andere übertrug. Von Hand gehen nur Fälle außerhalb des bekannten Schemas. Selteneres Übertragen bedeutet auch seltenere Fehler, die man früher in den nachfolgenden Schritten abfangen musste.
Umfang der Einführung
Die Einführung umfasste einen ausgewählten Prozess als MVP, mit geplanter Erweiterung um den Datenaustausch mit Behörden. Die Architektur haben wir so entworfen, dass sich weitere Systeme anschließen lassen, ohne das Ganze umzubauen.
Wenn bei dir dieselben Daten zwischen Systemen kreisen und unterwegs von Hand abgetippt werden, beschreib uns deinen Fluss. Wir sehen, wo sich Systeme verbinden lassen, damit die Daten sich von selbst übertragen.
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Leistungsbereich: Systemintegration und Automatisierung des Dokumentenflusses.