Systemintegration und automatische Dokumentenerfassung in der Logistik

Branche und Unternehmen

Ein Logistikunternehmen, das seine Transporte mit einem TMS (Transportmanagementsystem) steuert. Ein Teil der Daten kommt per E-Mail und als Scan herein, an allen Systemen vorbei.

Ausgangslage

Viele Unternehmen arbeiten mit Systemen, die nicht miteinander sprechen. Daten aus dem einen System müssen von Hand ins andere übertragen werden, und jede Übertragung kostet Zeit und birgt das Risiko eines Fehlers, den später jemand finden muss.

Bei diesem Kunden kamen die Daten per E-Mail und als Scan, und ein Mitarbeiter tippte sie von Hand ins TMS ab. Das TMS selbst tauschte keine Daten mit den übrigen Systemen aus, sodass dieselben Informationen im Kreis liefen und an jeder Schnittstelle neu abgetippt wurden. Das ist ein Lehrbuchbeispiel für Insellösungen: getrennte Systeme, zwischen denen ein Mensch die Daten von Hand hin und her trägt.

Vorgehen und Leistungsumfang

Wir haben mit einem kurzen Prozessmapping begonnen, um zu sehen, welchen Weg die Daten tatsächlich nehmen und wo sie hängen bleiben. Auf dieser Grundlage haben wir eine Lösung vorgeschlagen und gemeinsam mit dem Kunden den Umfang der ersten Ausbaustufe (MVP) festgelegt.

Die Erfassung basiert auf intelligenter Dokumentenverarbeitung (IDP): OCR liest den Text aus dem Scan, und eine Regelschicht erkennt, welches Feld welches ist, sodass die Daten bestätigungsbereit im TMS ankommen. Die Systeme haben wir über eine API verbunden, also eine fest definierte Schnittstelle, über die Programme einander Daten übergeben, ohne dass ein Mensch dazwischensitzt.

Als Nächstes ist der automatische Datenaustausch zwischen dem TMS und den Behördensystemen geplant, damit Meldungen nicht mehr von Hand ausgefüllt werden müssen.

Ergebnis für das Unternehmen

Erfassung und Eintrag laufen im Hintergrund. Der Mitarbeiter tippt nicht mehr ab, sondern prüft und bestätigt, was das System vorbereitet hat. So braucht ein Dokument Sekunden statt Minuten.

Im Standardablauf entfällt der Schritt, in dem dieselben Informationen von einem Fenster ins andere übertragen wurden. Von Hand bearbeitet werden nur Fälle außerhalb des bekannten Schemas. Weniger Abtippen heißt auch weniger Fehler, die früher in späteren Schritten abgefangen werden mussten.

Umfang des Projekts

Die Einführung umfasste einen ausgewählten Prozess als MVP, eine Erweiterung um den Datenaustausch mit Behörden ist geplant. Die Architektur haben wir so entworfen, dass sich weitere Systeme anschließen lassen, ohne das Ganze umzubauen.

Wenn bei dir dieselben Daten zwischen Systemen kreisen und unterwegs von Hand abgetippt werden, beschreib uns deinen Ablauf. Wir schauen, wo sich Systeme verbinden lassen, damit die Daten von selbst fließen.

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