KI-Assistent für HOAI und VOB im Bauwesen

Branche und Unternehmen

Ein Unternehmen für Projektsteuerung im Bauwesen auf dem deutschen Markt. Kalkulation und Abrechnung stützt es auf zwei Regelwerke: die HOAI, also die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure, und die VOB, also die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen.

Ausgangslage

Das Wissen, das für eine Entscheidung nötig ist, ist meist schon im Unternehmen vorhanden. Es steckt in Verträgen, Arbeitsanweisungen, Dokumentationen oder in den Vorschriften, nach denen das Unternehmen arbeitet. Das Problem ist der Zugang: Man muss wissen, wo man sucht, und die Zeit dafür haben. Bis dahin liegt die Entscheidung auf Eis.

Bei diesem Kunden sah das so aus. Der Streit begann auf der Baustelle: Der Bauleiter vertrat eine Auffassung, und um sie zu bestätigen oder zu widerlegen, hätte man einen HOAI-Kommentar zur Hand haben müssen. Den hatte niemand dabei, also brach das Gespräch ab.

Dann ging es zurück ins Büro, wo man rund anderthalb Stunden in Kommentaren nach der passenden Erläuterung blätterte, und erst danach ging die Diskussion weiter. Bei ernsteren Zweifeln kamen ein Anruf beim Anwalt und ein weiterer Tag Wartezeit dazu. Ein Fehler bei der Honorargrundlage verteuert das gesamte Projekt.

Die Branche ist dabei austauschbar. Dasselbe Muster zeigt sich bei Lieferantenverträgen, Qualitätsverfahren, Versicherungsbedingungen und internen Anweisungen. Das Dokument ändert sich, der Mechanismus bleibt.

Vorgehen und Leistungsumfang

Wir haben einen Assistenten gebaut, der Fragen zu HOAI und VOB auf Grundlage der Vorschriften selbst und ihrer Auslegung beantwortet, überall dort, wo es Netz gibt. Statt für den Kommentar ins Büro zurückzufahren, schildert der Mitarbeiter seinen Fall direkt vor Ort und bekommt die Antwort samt der Grundlage, aus der sie sich ergibt.

Dahinter steht das Verfahren RAG (Retrieval-Augmented Generation), eine Anwendung generativer KI. Das Modell antwortet nicht aus dem Gedächtnis, sondern sucht die passende Stelle in den Quellen und baut die Antwort darauf auf. So lässt sich jede Antwort überprüfen, und genau das ist Grundvoraussetzung, wenn es um die Honorargrundlage geht.

Der Assistent geht noch einen Schritt weiter. Neben der Antwort schlägt er den nächsten sinnvollen Schritt vor (Next Best Action): welcher Paragraf in der jeweiligen Konstellation greift, was noch zu prüfen ist und wo in der Dokumentation die Bestätigung steht. Der Mitarbeiter weiß sofort, was er mit der gefundenen Grundlage anfangen soll, statt nur mit dem Vorschriftentext dazustehen.

Ergebnis für das Unternehmen

Am stärksten hat sich verändert, wo die Antwort entsteht: dort, wo die Frage aufkommt. Das Gespräch bricht nicht ab und beginnt nicht am nächsten Tag im Büro von vorn. Die Verkürzung von anderthalb Stunden auf rund zehn Minuten ist die Folge davon.

Auch die Diskussion selbst läuft anders. Früher setzte sich durch, wer sich an mehr erinnerte oder sicherer auftrat. Jetzt kann jede Seite in wenigen Minuten die Vorschrift und ihre Auslegung heranziehen, und der Streit verlagert sich von Meinungen auf Fakten.

Zugleich liegt das Wissen über HOAI und VOB nicht mehr nur bei wenigen Personen im Unternehmen. Ein neuer Mitarbeiter fragt das System, statt einen erfahrenen Kollegen zu suchen, und die Erfahrenen sind kein Engpass mehr.

Umfang des Projekts

Die Quellen umfassen mehrere tausend Seiten. Der Assistent deckt HOAI und VOB samt Auslegungen ab und steht dann zur Verfügung, wenn die Frage aufkommt, auch außerhalb des Büros.

Wir betreuen ihn und aktualisieren die Wissensbasis, wenn sich Vorschriften ändern, denn eine Antwort auf Grundlage einer veralteten Fassung ist schlechter als gar keine.

Sicherheit und Vertraulichkeit

Der Assistent läuft in der AWS-Cloud in der Region Frankfurt, die Daten bleiben also in der Europäischen Union. Für einen Kunden in einer regulierten Branche ist das die Voraussetzung dafür, dass eine Lösung in Betrieb gehen darf.

Eine Grenze nennen wir offen: Das Werkzeug verkürzt den Weg zur richtigen Frage, nennt die Rechtsgrundlage und schlägt den nächsten Schritt vor, ersetzt aber keine Rechtsberatung. Wo die Sache strittig ist, entscheidet weiterhin der Anwalt.

Wenn die Antworten, die dein Team braucht, in Dokumenten stecken, die niemand durchsuchen kann, weil die Zeit fehlt, beschreib uns deinen Fall. Wir sagen dir, ob sich dieser Weg verkürzen lässt, auch dann, wenn sich eine Automatisierung aus unserer Sicht nicht lohnt.

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