KI-Assistent für die Bauvorschriften HOAI und VOB
Projektmanagement im Bauwesen, deutscher Markt
Branche und Art der Organisation
Ein Unternehmen im Projektmanagement für das Bauwesen auf dem deutschen Markt. Kalkulationen und Abrechnungen stützt es auf zwei Regelwerke: die HOAI, also die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure, und die VOB, also die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen.
Geschäftliches Problem
Das Wissen, das für eine Entscheidung nötig ist, liegt meist bereits im Unternehmen. Es steckt in Verträgen, Anleitungen, der Dokumentation oder in den Vorschriften, mit denen das Unternehmen arbeitet. Das Problem ist der Zugang: Man muss wissen, wo man sucht, und Zeit haben, um zu suchen. Bis dahin steht die Entscheidung still.
Bei diesem Kunden sah das so aus. Der Streit begann auf der Baustelle: Der Bauleiter stellte eine These auf, und um sie zu bestätigen oder zu widerlegen, brauchte man einen Kommentar zur HOAI zur Hand. Niemand hatte ihn dabei, also brach das Gespräch ab.
Danach folgte die Rückkehr ins Büro, rund anderthalb Stunden Blättern in Kommentaren auf der Suche nach der richtigen Erläuterung und erst dann die weitere Debatte. Bei ernsteren Zweifeln kam ein Anruf beim Anwalt dazu und ein weiterer Tag Wartezeit. Ein Fehler in der Honorargrundlage erhöht die Kosten des gesamten Projekts.
Der Branchenname ist hier austauschbar. Dasselbe Muster wiederholt sich bei Lieferantenverträgen, Qualitätsverfahren, Versicherungsbedingungen und internen Anweisungen. Es ändert sich das Dokument, nicht der Mechanismus.
Vorgehen und Arbeitsumfang
Wir haben einen Assistenten gebaut, der Fragen zu HOAI und VOB auf Basis der Vorschriften selbst und ihrer Auslegung beantwortet, verfügbar überall dort, wo es Empfang gibt. Statt für den Kommentar zurückzukehren, fragt der Mitarbeiter seinen Fall direkt vor Ort und bekommt die Antwort samt Angabe der Grundlage, aus der sie folgt.
Das ist die Methodik RAG, also Retrieval-Augmented Generation, eine der Anwendungen generativer KI (generative AI). Das Modell stützt die Antwort nicht auf sein bloßes Gedächtnis, sondern sucht die passende Quellenstelle und baut die Antwort darauf auf. Dadurch lässt sich jede Antwort überprüfen, und das ist die notwendige Bedingung, wenn es um die Honorargrundlage geht.
Der Assistent geht noch einen Schritt weiter. Neben der Antwort schlägt er die nächste sinnvolle Handlung vor (next best action): welchen Paragrafen man in der jeweiligen Konstellation anwendet, was noch zu prüfen ist und wo in der Dokumentation man die Bestätigung sucht. Der Mitarbeiter weiß sofort, was mit der gefundenen Grundlage zu tun ist, statt mit der bloßen Vorschrift allein zu bleiben.
Geschäftlicher Effekt
10 Minuten
statt 1,5 Stunden
Weg zur Antwort samt Begründung
Am meisten hat sich der Ort verändert, an dem die Antwort entsteht. Diese entsteht dort, wo die Frage fällt, sodass das Gespräch nicht abbricht und nicht am nächsten Tag im Büro von vorn beginnt. Die Verkürzung von anderthalb Stunden auf rund zehn Minuten ist die Folge davon.
Auch der Charakter der Diskussion selbst hat sich verändert. Früher entschied sie, wer mehr erinnerte oder sicherer auftrat. Jetzt kann jede Seite in wenigen Minuten die Vorschrift und ihre Auslegung heranziehen, sodass der Streit von der Ebene der Überzeugungen auf die Ebene der Fakten sinkt.
Das Wissen über HOAI und VOB hörte dabei auf, das Kapital einiger weniger Personen im Unternehmen zu sein. Ein neuer Mitarbeiter fragt das System, statt jemanden Erfahrenen zu suchen, und die Erfahrenen sind kein Engpass mehr.
Umfang der Einführung
Die Quellenbasis umfasst mehrere tausend Seiten. Der Assistent deckt HOAI und VOB samt Auslegungen ab und ist dann verfügbar, wenn die Frage auftaucht, auch außerhalb des Büros.
Wir betreiben ihn und aktualisieren die Basis, wenn sich Vorschriften ändern, denn eine Antwort auf Basis einer veralteten Fassung ist schlechter als gar keine Antwort.
Sicherheit und Vertraulichkeit
Der Assistent arbeitet in der AWS-Cloud in der Region Frankfurt, sodass die Daten auf dem Gebiet der Europäischen Union bleiben. Für einen Kunden in einer regulierten Branche ist das die Voraussetzung dafür, dass eine Lösung in Betrieb gehen darf.
Eine Einschränkung sagen wir offen: Das Werkzeug verkürzt den Weg zur richtigen Frage, weist die Rechtsgrundlage aus und schlägt den nächsten Schritt vor, ersetzt aber keine Rechtsberatung. Wo die Sache strittig ist, liegt die Entscheidung weiterhin beim Anwalt.
Wenn die Antworten, die dein Team braucht, in Dokumenten liegen, für deren Durchsuchen niemand Zeit hat, beschreib uns deinen Fall. Wir sagen dir, ob sich dieser Weg verkürzen lässt, auch dann, wenn sich das aus unserer Sicht nicht zu automatisieren lohnt.
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