Asystent AI do przepisów budowlanych HOAI i VOB
Project management w budownictwie, rynek niemiecki
Branża i typ organizacji
Firma prowadząca project management w budownictwie na rynku niemieckim. Wyceny i rozliczenia opiera na dwóch zbiorach zasad: HOAI, czyli rozporządzeniu o wynagrodzeniach architektów i inżynierów, oraz VOB, czyli regulacjach udzielania zamówień na roboty budowlane.
Problem biznesowy
Wiedza potrzebna do decyzji jest zwykle w firmie na miejscu. Leży w umowach, instrukcjach, dokumentacji albo w przepisach, na których firma pracuje. Kłopot jest w dostępie: trzeba wiedzieć, gdzie szukać, i mieć czas, żeby przeszukać. Do tego momentu decyzja stoi.
U tego klienta wyglądało to tak. Spór zaczynał się na budowie: kierownik budowy stawiał tezę, a żeby ją potwierdzić albo podważyć, trzeba było mieć pod ręką komentarz do HOAI. Nie miał go nikt, więc rozmowa się urywała.
Dalej następował powrót do biura, około półtorej godziny wertowania komentarzy w poszukiwaniu właściwego wyjaśnienia i dopiero potem dalsza debata. Przy poważniejszych wątpliwościach dochodził telefon do prawnika i kolejny dzień czekania. Pomyłka w podstawie wynagrodzenia podnosi koszt całego projektu.
Nazwa branży jest tu wymienna. Ten sam schemat powtarza się przy umowach z dostawcami, procedurach jakości, warunkach ubezpieczenia i wewnętrznych instrukcjach. Zmienia się dokument, nie mechanizm.
Podejście i zakres prac
Zbudowaliśmy asystenta, który odpowiada na pytania o HOAI i VOB na podstawie samych przepisów i ich interpretacji, dostępnego wszędzie tam, gdzie jest zasięg. Zamiast wracać po komentarz, pracownik pyta o swój przypadek na miejscu i dostaje odpowiedź razem ze wskazaniem podstawy, z której ona wynika.
To metodologia RAG, czyli retrieval-augmented generation, jedno z zastosowań generatywnej AI (generative AI). Model nie opiera odpowiedzi na samej swojej pamięci, tylko wyszukuje właściwy fragment źródła i na nim ją buduje. Dzięki temu każdą odpowiedź da się sprawdzić, a to warunek konieczny, gdy mówimy o podstawie wynagrodzenia.
Asystent robi jeszcze jeden krok. Poza samą odpowiedzią proponuje następne działanie (next best action): który paragraf zastosować w danym układzie, co jeszcze sprawdzić i gdzie w dokumentacji szukać potwierdzenia. Pracownik od razu wie, co zrobić z uzyskaną podstawą, zamiast zostawać z samym przepisem.
Efekt biznesowy
10 minut
zamiast 1,5 godziny
dojście do odpowiedzi razem z uzasadnieniem
Najbardziej zmieniło się miejsce, w którym powstaje odpowiedź. Powstaje tam, gdzie pada pytanie, więc rozmowa nie urywa się i nie zaczyna od nowa następnego dnia w biurze. Skrócenie z półtorej godziny do około dziesięciu minut jest tego skutkiem.
Zmienił się też charakter samej dyskusji. Wcześniej rozstrzygało ją to, kto pamiętał więcej albo mówił pewniej. Teraz każda strona może w kilka minut przywołać przepis i jego interpretację, więc spór schodzi z poziomu przekonań na poziom faktów.
Wiedza o HOAI i VOB przestała przy tym być zasobem kilku osób w firmie. Nowy pracownik pyta system, zamiast szukać kogoś doświadczonego, a doświadczeni przestali być wąskim gardłem.
Skala wdrożenia
Baza źródłowa liczy kilka tysięcy stron. Asystent obejmuje HOAI i VOB wraz z interpretacjami i jest dostępny wtedy, kiedy pojawia się pytanie, także poza biurem.
Utrzymujemy go i aktualizujemy bazę, gdy zmieniają się przepisy, bo odpowiedź oparta na nieaktualnym brzmieniu jest gorsza niż brak odpowiedzi.
Bezpieczeństwo i poufność
Asystent pracuje w chmurze AWS w regionie we Frankfurcie, więc dane pozostają na terenie Unii Europejskiej. Dla klienta w branży regulowanej jest to warunek dopuszczenia rozwiązania do pracy.
Jedno ograniczenie mówimy wprost: narzędzie skraca drogę do właściwego pytania, wskazuje podstawę prawną i podpowiada następny krok, ale nie zastępuje porady prawnej. Tam, gdzie sprawa jest sporna, decyzja nadal należy do prawnika.
Jeśli odpowiedzi, których potrzebuje Twój zespół, leżą w dokumentach, na przeszukanie których nikt nie ma czasu, opisz nam swój przypadek. Powiemy, czy da się tę drogę skrócić, także wtedy, gdy naszym zdaniem nie warto tego automatyzować.
Powiązane artykuły w Bazie wiedzy cm-opti
Obszar usługi: Agenci AI i systemy RAG na dokumentach firmowych.